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Aktenvernichtung (BigStockby jpegisclair, Stock Foto 192224)

Was passiert mit Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

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Viele Aufbewahrungsfristen sind von Garantieansprüchen oder Verjährungsfristen abhängig. So sollten Rechnungen über gekaufte Artikel zwei Jahre aufgehoben werden, da Hersteller zumeist eine zweijährige Garantie auf ihre Ware gewähren. Gerichtlich erwirkte Titel gegenüber Schuldnern hingegen sollten mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden, da ein Titel grundsätzlich 30 Jahre Gültigkeit hat (und nach Ablauf dieser Frist nochmals verlängert werden kann). Rentenversicherungsunterlagen sollten gegebenenfalls noch länger, nämlich mindestens bis zum Eintritt ins Rentenalter, archiviert werden.

Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen

Zwei Jahre

– Kaufverträge und Kassenbons sowie
– Rechnungen und Garantieunterlagen.

Fünf Jahre

Sämtliche Schriftstücke, die mit der Planung, dem Bau oder der Anschaffung eines Eigenheims zu tun haben, da Mängelansprüche auch fünf Jahre geltend gemacht werden können.

Sechs Jahre

Arbeitnehmer, die mehr als 500.000 Euro pro Jahr verdienen, müssen Ihre Kontoauszüge für Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können, mindestens sechs Jahre aufheben.

30 Jahre

– Mahnbescheide
– Gerichtsurteile und
– Prozessakten.

Lebenslang

– Ärztliche Gutachten
– Ausbildungsurkunden
– Abschlusszeugnisse
– Geburtsurkunde
– Taufschein
– Heiratsurkunde
– Sterbeurkunden von Familienangehörigen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Sozialversicherungsunterlagen und
Arbeitsverträge.

Die drei letztgenannten sind wichtige Unterlagen zur Berechnung von Rentenansprüchen.

Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Wer geschäftlich tätig ist, muss für die Aufbewahrung seiner Geschäftsunterlagen bestimmte Fristen einhalten, um den Behörden bei Bedarf einen Einblick in diese zu gewähren. Zu den Bedarfsfällen gehören zum Beispiel Steuerprüfungen oder Betriebsprüfungen seitens der Deutschen Rentenversicherung. Auch bei Gerichtsprozessen oder anderen laufenden Verfahren müssen Geschäftsunterlagen oftmals als Beweismittel herangezogen werden. Allerdings reicht das bloße Vorhandensein allein nicht aus. Auch muss ein schneller Zugriff auf die Informationen gewährleistet sein. Das heißt, die Unterlagen eines bestimmten Geschäftsjahres sollten nicht völlig durcheinander in einem Karton liegen, sondern geordnet (üblicherweise in Aktenordnern) abgelegt sein. Für Unternehmer gelten Aufbewahrungsfristen ihrer Geschäftsunterlagen, die zum einen durch das Finanzamt nach der Abgabenordnung (AO) und zum anderen – insbesondere für Kaufleute – nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind. Die Regelungen der Abgabenordnung stimmen dabei weitestgehend mit denen, die im Handelsgesetzbuch formuliert sind, überein. Für den Kaufmann oder den Dienstleister sind jedoch letztlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen ausschlaggebend. Für selbstständige Unternehmer (Kaufleute und Dienstleistungsanbieter) gelten die unten aufgeführten Regelungen.

6 Jahre

Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt für
– empfangene Handelsbriefe und
– Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe.

Den Handelsbriefen werden alle Schreiben zugeordnet, die sich direkt auf eine Geschäftsanbahnung oder -abwicklung beziehen. Dazu gehören u. a.
– Kalkulationen
– Angebote
– Preislisten
– Auftragsbestätigungen
– Lieferscheine und
– Mahnungen.

Hierbei ist jedoch wichtig: Die Aufbewahrungsfrist wird gehemmt, das heißt: sie verlängert sich, wenn die Unterlagen für Steuern bedeutend sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

10 Jahre

Die meisten Geschäftsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören
– Handelsbücher
– Unterlagen über Inventare
– Eröffnungsbilanzen
– Jahresabschlüsse
– Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a
– Lageberichte
– Konzernabschlüsse
– Konzernlageberichte sowie alle zugehörigen Organisationsunterlagen
– Belege für Buchungen in den vom Unternehmer nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege), z. B. Gutschriften, Rechnungen und Quittungen.

Zu den oben aufgeführten gehören auch die “zu deren Verständnis erforderlichen” Unterlagen.

Im Grunde unterliegen sämtliche Geschäftsdaten, die im Falle einer Steuerprüfung durch das zuständige Finanzamt herangezogen werden können, einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem es eine letztmalige (verbindliche) Änderung erfährt.

Ausnahmen von der Regelung der Aufbewahrungsfrist

Unterlagen dürfen nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist dennoch nicht vernichtet werden, wenn sie der Aufklärung eines aktuellen Falls dienen. Wenn beispielsweise noch über die Art der Besteuerung entschieden werden soll, müssen alle dazugehörigen Unterlagen (auch über ihre Aufbewahrungsfrist hinaus) herangezogen werden können. Zu diesen Unterlagen zählen etwa eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein laufendes Rechtsbehelfs- oder ein Bußgeldverfahren.

Datenvernichtung

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften darüber, auf welche Weise und wie sorgfältig Akten vernichtetet werden müssen, doch ist die Vernichtung von Datenträgern – dazu gehört auch beschriebenes Papier – in einer DIN-Norm geregelt. Sachgerechte Aktenvernichtung nach DIN 32757 unterscheidet zwischen Vernichtungsverfahren, wie z.B. das Zerschneiden von Datenblättern in einzelne Streifen mit Hilfe handelsüblicher Aktenvernichter, und verschiedenen Sicherheitsstufen.

5 Sicherheitsstufen

Sicherheitsstufe 1:  Sie verlangt eine Papierstreifenbreite von weniger als 12 mm. Die Streifenlänge ist beliebig. In dieser Sicherheitsstufe ist jedoch die Reproduktion der geschredderten Daten ohne besondere Schwierigkeit und Fachkenntnis möglich. Die Beseitigung hochsensibler Informationen sollte daher nicht in Sicherheitsstufe 1 erfolgen. Sie eignet sich allenfalls für allgemeines Schriftgut, das nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist unlesbar gemacht werden soll.

Sicherheitsstufe 2: Mit einer geforderten Streifenbreite von weniger als 6 mm ist die Wiederbeschaffung der Informationen nur mit Hilfsmitteln und einigem Zeitaufwand möglich. Stufe 2 ist empfehlenswert für interne aber nicht besonders vertrauliche Informationen, zum Beispiel Fehlkopien oder betriebsinterne Listen.

Sicherheitsstufe 3: Hier muss eine Streifenbreite von weniger als 2 mm eingehalten werden, was eine Datenreproduktion nur mit erheblichem Arbeits- und Zeitaufwand sowie mit aufwendigen Hilfsmitteln ermöglicht. Vertrauliches Schriftgut (wie etwa personenbezogene Daten) wird gemäß Sicherheitsstufe 3 entsorgt. Die Datenvernichtung ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, doch ist sie durchaus empfehlenswert – insbesondere dann, wenn es um personenbezogene Daten geht, da das Datenschutzgesetz sehr sensibel ist. Das bedeutet, dass das Vernichten persönlicher Daten zum Beispiel eines Firmenmitarbeiters nach deren Aufbewahrungsfrist nicht zwingend notwendig ist. Würde aber keine sachgerechte Aktenvernichtung erfolgen und die persönlichen Informationen auf irgendeine Weise in die Hände Dritter gelangen, hat der Unternehmer mit einer horrenden Strafe zu rechnen.

Sicherheitsstufe 4: In dieser Sicherheitsstufe muss – ebenso wie in Stufe 3 – eine Streifenbreite von weniger als 2 mm eingehalten werden. Zusätzlich wird in dieser Stufe eine Länge von weniger als 15 mm vorgeschrieben, um ein Reproduktion von Informationen nur mit aufwendigen Verfahrenstechniken zu gewährleisten. Stufe 4 ist empfehlenswert für geheimzuhaltendes Material, das für das Unternehmen existentiell wichtig ist.

Sicherheitsstufe 5: In dieser höchsten Sicherheitsstufe muss ein Papierstreifen schmaler als 0,8 mm und kürzer als 13 mm sein, um maximale Sicherheitsanforderungen zu gewährleisten, sodass nach derzeitigem Stand der Technik eine Datenreproduktion unmöglich ist. Hierbei geht es um geheimzuhaltendes Schriftgut, wenn außergewöhnliche Sicherheitsanforderungen zu stellen sind.

Über die nach DIN 32757 genormten fünf Sicherheitsstufen hinaus gibt es eine Sicherheitsstufe 6 (ungenormt) für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen, die einen Partikelschnitt von maximal 0,8 mm Breite und 15 mm Länge verlangt.

Bildquelle: (BigStock by jpegisclair, Stock Foto 192224)

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